●記者 楊雪文
一萬(wàn)余個(gè)日夜，幾代檔案人的堅(jiān)守。2025年，清華大學(xué)檔案館再次刷新一項(xiàng)紀(jì)錄——連續(xù)30年實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案按期歸檔。這一成就背后，凝聚著檔案館及全校142個(gè)立卷單位檔案工作人員的共同努力，他們默默無(wú)聞地守護(hù)著清華的歷史記憶。
自1996年以來(lái)，清華大學(xué)檔案館每年都在6月30日前完成文書(shū)檔案的收集、整理和歸檔工作。三十年間，檔案工作人員在校領(lǐng)導(dǎo)的支持下，排除萬(wàn)難、持之以恒，保障了清華百年歷史的連續(xù)性和完整性。
歸檔工作現(xiàn)場(chǎng)
文書(shū)歸檔工作的體系化與制度化
清華大學(xué)文書(shū)檔案管理工作有著堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)，檔案館管理人員遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，三十年間為適應(yīng)新環(huán)境新變化對(duì)相關(guān)制度不斷進(jìn)行迭代優(yōu)化，按照“提出、實(shí)現(xiàn)、鞏固”三步走原則，形成了科學(xué)完善的檔案工作體系。
不同時(shí)期的檔案工作規(guī)章制度匯編
文書(shū)檔案按期歸檔的首次提出要追溯到1995年。面對(duì)當(dāng)時(shí)全員檔案意識(shí)薄弱、文書(shū)立卷歸檔工作基礎(chǔ)欠缺等困難局面，為守護(hù)好學(xué)校的歷史記錄，檔案館原館長(zhǎng)陳秉中推行隔年“按期歸檔”制度。萬(wàn)事開(kāi)頭難，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，在陳秉中的帶領(lǐng)下，檔案館原工作人員丁春平等人與相關(guān)立卷單位積極溝通并進(jìn)行立卷歸檔工作培訓(xùn)，學(xué)校各立卷單位十分重視，有的單位提出周末不休息完成拖欠檔案的整理工作，還有工作人員提前結(jié)束產(chǎn)假，加入整理檔案的隊(duì)伍當(dāng)中。在多方通力合作下終于將相關(guān)單位多年遺留的檔案全部歸檔成功。
在按期歸檔即將走入十年之際，2004年，為防止重要文件流失、保證重要文件歸檔保存，檔案館原館長(zhǎng)白永毅提出將文書(shū)檔案隔年歸檔改為按年歸檔。為增強(qiáng)全校師生檔案工作意識(shí)，提升檔案工作隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)能力，檔案館制定并實(shí)施了一系列措施，包括加強(qiáng)檔案工作宣傳、組織立卷單位相關(guān)人員培訓(xùn)、增強(qiáng)與立卷單位日常溝通等，效果顯著，于2005年順利實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案按年歸檔工作。
文書(shū)檔案歸檔工作在每一年有序開(kāi)展的同時(shí)，相關(guān)制度也在不斷規(guī)范化、細(xì)致化。2017年，檔案館工作人員在原館長(zhǎng)范寶龍的帶領(lǐng)下，系統(tǒng)梳理、完善了相關(guān)規(guī)章制度，并面向全校發(fā)布了《清華大學(xué)文書(shū)檔案管理實(shí)施辦法》?！拔覀兠鞔_了各立卷單位需指定一名領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任文書(shū)檔案工作負(fù)責(zé)人，并設(shè)立兼職檔案員，組織本單位各立卷人做好文書(shū)立卷歸檔工作”。范寶龍介紹道。
在檔案館行之有效舉措下，立卷單位的檔案工作意識(shí)不斷提升，并在實(shí)踐中不斷優(yōu)化歸檔工作流程，雙方密切配合，確保了檔案工作行穩(wěn)致遠(yuǎn)?！霸谠瓩n案員退休后，我們?cè)?jīng)歷兩年兵荒馬亂的時(shí)期，總是卡在臨近歸檔截止時(shí)間把檔案交到檔案館?！秉h政辦文書(shū)檔案員鄧倩介紹道。為了提高效率，黨政辦重新構(gòu)建了“隨辦隨歸、定期整理、年度立卷”的常態(tài)化操作模型，效果立竿見(jiàn)影，從曾經(jīng)的“卡點(diǎn)”提升為提前半個(gè)月完成歸檔工作。
三十載歸檔工作的提質(zhì)升級(jí)
三十年間，檔案館歸檔的文書(shū)檔案數(shù)量呈現(xiàn)穩(wěn)步增長(zhǎng)趨勢(shì)，歸檔內(nèi)容不斷優(yōu)化、技術(shù)不斷升級(jí)，反映了檔案工作與學(xué)校事業(yè)發(fā)展的協(xié)同并進(jìn)。
據(jù)數(shù)據(jù)顯示，1995年，全校共有85個(gè)文書(shū)檔案立卷單位，約85名檔案員。到2025年，全校142個(gè)立卷歸檔單位共有約147名檔案員，共歸檔文書(shū)檔案2912卷，59個(gè)單位歸檔照片檔案114931張、錄像檔案522個(gè)、錄音檔案2個(gè)。
在學(xué)校事業(yè)穩(wěn)步蓬勃發(fā)展期間，新建單位不斷增多，面對(duì)這一挑戰(zhàn)，檔案館工作實(shí)現(xiàn)了“前置化”與“嵌入式”服務(wù)。即在單位成立初期，檔案館便主動(dòng)介入，將其及時(shí)納入立卷單位，并為其“量身定制”歸檔方案、溝通歸檔要求，確保檔案工作與單位業(yè)務(wù)同步啟動(dòng)、同步建設(shè)，從源頭上避免歷史記錄的“斷檔”風(fēng)險(xiǎn)。2014年11月，北京清華長(zhǎng)庚醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“長(zhǎng)庚醫(yī)院”）正式建成開(kāi)業(yè)。而早在2005年，經(jīng)過(guò)檔案館與長(zhǎng)庚醫(yī)院檔案工作人員的提前溝通，在醫(yī)院籌建指揮部成立后，檔案工作就已開(kāi)展籌備，確保了長(zhǎng)庚醫(yī)院檔案記錄的完整性。
為更好地守護(hù)學(xué)校精神和文化，自2001年起，檔案館還開(kāi)展了專(zhuān)項(xiàng)檔案的歸檔工作?！拔覀円?001年90年校慶這個(gè)時(shí)間點(diǎn)為契機(jī)，決定對(duì)重大活動(dòng)和重要工作形成的文件，專(zhuān)門(mén)集中整理、歸檔。”白永毅介紹道。目前歸檔的專(zhuān)項(xiàng)檔案包括2008年奧運(yùn)會(huì)、學(xué)校百年校慶、習(xí)近平總書(shū)記對(duì)清華的重要講話(huà)批示來(lái)信等重要資料，極大地保證了學(xué)校檔案的豐富性與連續(xù)性。
面對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，檔案館積極探索檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型?！案鶕?jù)檔案館的管理模式，我們采取分步實(shí)施數(shù)字化建設(shè)，這個(gè)過(guò)程中最核心的不是系統(tǒng)，因?yàn)榧夹g(shù)會(huì)不斷的更新發(fā)展，最核心的是數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確?！睓n案館原館長(zhǎng)顧良飛說(shuō)道。依據(jù)這一核心理念，檔案館工作人員分批將數(shù)量龐大的紙質(zhì)版文書(shū)檔案數(shù)字化，采取專(zhuān)人、專(zhuān)用機(jī)器管理相關(guān)數(shù)據(jù)等措施，不僅提高了檔案管理的效率，也為此后不斷迭代的革新技術(shù)提供了核心數(shù)據(jù)保障，使清華大學(xué)的檔案管理工作走在全國(guó)高校前列。
檔案的開(kāi)發(fā)利用與檔案人精神的傳承
檔案館不僅重視文書(shū)檔案的收集保管，更注重檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，希望將“死檔案”變成“活資源”。
清華大學(xué)優(yōu)良學(xué)風(fēng)檔案史料展覽現(xiàn)場(chǎng)
2019年，清華大學(xué)開(kāi)展“學(xué)風(fēng)建設(shè)年”活動(dòng)，校史館、檔案館聯(lián)合教務(wù)處、研究生院等部門(mén)舉辦“嚴(yán)謹(jǐn)、勤奮、求實(shí)、創(chuàng)新——清華大學(xué)優(yōu)良學(xué)風(fēng)檔案史料展”，因深受師生歡迎，展期從原定的兩三個(gè)月延長(zhǎng)到一年。該展覽通過(guò)挖掘檔案背后的故事，展現(xiàn)了清華學(xué)風(fēng)的代際傳承。
2023年，“水木清華眾秀鐘——七位名家捐贈(zèng)檔案史料精選聯(lián)展”在清華大學(xué)校史館開(kāi)幕，展出了56件文獻(xiàn)、實(shí)物等珍貴史料，講述名家大師的精神品格、治學(xué)風(fēng)范和人生成就。
這些展覽充分發(fā)揮了檔案存史、資政、育人的作用。“要強(qiáng)化檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)技術(shù)賦能挖掘檔案價(jià)值，充分發(fā)揮資源庫(kù)作用，推動(dòng)檔案‘活起來(lái)’?！鼻迦A大學(xué)檔案館館長(zhǎng)孫海濤說(shuō)。
展覽現(xiàn)場(chǎng)
從整理、歸檔，到主動(dòng)開(kāi)發(fā)、利用，每一份“活起來(lái)”的檔案背后，都凝結(jié)著檔案人坐得住“冷板凳”的堅(jiān)守與奉獻(xiàn)。2021年，“黨在清華園——清華大學(xué)黨史檔案文獻(xiàn)史料展”在清華大學(xué)開(kāi)展，白永毅帶領(lǐng)部分黨政辦離退休人員參觀(guān)了展覽，他們都曾深度參與相關(guān)檔案的整理、歸檔工作，“每一個(gè)人都既興奮又自豪，感受到了自己工作的價(jià)值所在?！卑子酪阏f(shuō)道。
清華早期檔案
三十年的按期歸檔，依靠的不僅是完善的制度，革新的技術(shù)，更是一代代檔案工作者對(duì)歷史的敬畏與責(zé)任的擔(dān)當(dāng)。今年12月11日，清華大學(xué)文書(shū)檔案按期歸檔30年座談會(huì)舉行。校黨委常務(wù)副書(shū)記向波濤在座談會(huì)上表示，文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)連續(xù)30年按期歸檔有效增強(qiáng)了師生的檔案意識(shí)，確保了檔案的完整與安全，為檔案的有效利用提供了關(guān)鍵支撐。一代代檔案人在日復(fù)一日的收集、整理與編目中默默耕耘，于故紙堆里探尋時(shí)代脈絡(luò)，在庫(kù)房深處守護(hù)清華記憶。他們躬身實(shí)踐、無(wú)私奉獻(xiàn)的身影，已然成為清華大學(xué)歷史傳承中，一段值得銘記的篇章。
檔案工作被譽(yù)為“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的事業(yè)，檔案館的三十年堅(jiān)守，正是這一理念的生動(dòng)實(shí)踐。在記錄歷史的同時(shí)，檔案工作本身也成為了清華大學(xué)歷史的一部分，見(jiàn)證著百年學(xué)府的傳承與創(chuàng)新。
供稿：檔案館
編輯：楊雪文 李華山
審核：王曉霞 郭玲 呂婷
